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 公告通知
关于做好2014年度文件材料归档整理工作的通知
作者:卧龙区档案局  更新时间:2015-7-29

各乡镇、街道(景区),区直各单位:

根据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》的有关规定,各级机关、团体和企事业单位都要认真把本单位形成的各种门类、各种载体的文件材料及时收集,做好归档工作,进一步发挥档案信息资源的社会效益和经济效益。为做好2014年度文件材料归档整理的指导和服务工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

区直各单位、各部门在2014年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等文件材料,要本着“以我为主”的收集原则,重点收集本单位、本部门在工作活动中形成的文书、科技、专门、声像以及重大活动形成的档案。凡是已经办理完毕具有查考利用价值的收文、发文、会议材料、内部文件材料等包括每份文件材料的正件与副件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件等都必须逐份清点收集齐全归档,不得遗漏和散失。

二、归档要求和整理方法

1、各单位、各部门应根据《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)等相关规定,在区档案局业务科的指导下,依据原定分类方案,按照规范化、标准化、科学化的要求进行各门类分类归档、整理。

2、本单位发文的归档文件材料必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰,干净整洁,无圈画修改并附有发文签和底稿;确实无原件的复印件也可,但字迹要清晰,并加盖公章,一律一式二份。收文的文件材料必须附有收文签。

3、档案装具包括封面、备考表及档案盒必须符合无酸化要求;目录按照标准用A4纸进行打印装订成册。具体的加工整理、目录打印等工作由各部门各单位自行完成,档案局业务科加强指导和监督。

三、几点要求

1、要落实文件材料归档责任。各单位、各部门要严格按照档案法律法规的有关要求,认真抓好文件材料归档工作,明确分管领导,落实具体人员负责,确保文件材料归档工作规范有序地开展。有下属机构的一级单位,负责本系统所属单位归档文件整理的组织工作,通知所属单位把应归档文件材料收集齐全,并按照原定分类方案,先自行初步分类,主管部门加强对下属机构文件材料归档工作的监督和指导。

2、各单位、各部门请按照此《通知》要求,于530前完成2014年度归档文件材料整理工作,业务科将于下半年对整理情况进行抽查验收。

3、各单位、各部门要从尊重历史、对历史高度负责的角度出发,进一步加强做好档案管理工作,确保档案的完整性、系统性、准确性、安全性。

4、其它未尽事宜和有关归档整理业务方面的问题,请与区档案局业务科联系,联系人:王静、朱瑞华、张肖、张玉芬、叶刚、何洋。电话:63021903

附:区档案局业务科人员分包单位名单

 

 

 

 

 

                        南阳市卧龙区档案局(馆)

 

                            2015年3月11

 

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